Gartner predice que 80 por ciento del trabajo de gestión de proyectos. será realizado por inteligencia artificial para 2030. Gerentes de proyecto, antes de permitir que ese punto de datos los inunde de miedo, escuchen: la IA no los reemplazará. Pero lo hará más eficiente y efectivo, brindándole mayores conocimientos prospectivos y aumentando su poder para dirigir los proyectos hacia el éxito.
Considere esta segunda estadística: las organizaciones invierten 48 billones de dólares en proyectos anualmente, pero sólo un poco más de un tercio de los proyectos se consideran exitosos. Esta es la razón por la que hace tiempo que se necesita un salto en la madurez de la gestión de proyectos y programas. Muchos gerentes de proyectos todavía dependen de diapositivas, hojas de cálculo y registros manuales; esto funciona bien para cumplir con los plazos y los resultados, pero es lamentablemente insuficiente para proyectos grandes con objetivos en evolución.
La IA libera a los directores de proyectos para trabajos de alto valor
Gran parte de la ansiedad que rodea a la IA proviene de una mala comprensión general de la gestión de proyectos.
Todo el mundo cree que puede gestionar proyectos porque puede celebrar una reunión sobre el estado y crear una lista de tareas. Ésta es una idea muy simplificada de la gestión de proyectos. Mucho más allá de las tareas básicas de capataz, los gerentes de proyectos deben poder ejercer influencia sobre equipos, proyectos, plazos y presupuestos que no son los suyos.
¿De dónde viene esa influencia? Información y datos sólidos. La IA es solo la herramienta para brindar a los gerentes de proyectos los datos que necesitan para anticipar los problemas desde el principio, establecer presupuestos apropiados y fijar plazos y cronogramas con precisión.
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Por ejemplo, los gerentes de proyectos publican periódicamente agendas de reuniones con una lista de los asistentes y luego crean notas posteriores a la reunión. Se trata de un tesoro de información que una herramienta de inteligencia artificial como Copilot en Microsoft Teams puede automatizar. Copilot puede rastrear quién se presentó y quién fue invitado, alertando desde el principio si una parte interesada clave falta a las reuniones. Señalar ese riesgo desde el principio ayudará al director de proyecto a evitar todo tipo de complicaciones en el futuro. Copilot también puede rastrear cuándo los equipos toman decisiones clave, ayudando a los gerentes de proyectos a determinar el costo de la reunión versus el valor del resultado.
“La IA ofrece la oportunidad de liberar tiempo a los gerentes de proyectos y permitirles hacer lo que mejor saben hacer: liderar equipos y sacar lo mejor de las personas. Sin duda, esto generará resultados mucho mejores, menos errores, más motivación y mayor éxito”, afirma Peter Taylor, vicepresidente de gestión global de proyectos de Ceridian y autor de La IA y el director de proyectos: cómo el auge de la inteligencia artificial cambiará su mundo.
Cómo los gerentes de proyectos pueden aprovechar el valor de la IA hoy
Para comenzar a generar valor a partir de la IA ahora, los gerentes de proyectos deben examinar primero la documentación y los informes. Aquí es donde los directores de proyectos tienden a dedicar mucho tiempo por poco valor.
Las herramientas de inteligencia artificial como Copilot de Microsoft pueden ayudar a aliviar la carga administrativa de la gestión de proyectos. … [+]
IMÁGENES SOPA/LIGHTROCKET A TRAVÉS DE GETTY IMÁGENES
Actualmente existen herramientas de inteligencia artificial en el mercado (nuevamente, como Copilot de Microsoft) que pueden resumir notas de reuniones y ayudar a reutilizar datos como historias de usuarios e informes de ventas en minutos. No es necesario volver a escribir ni reutilizar manualmente.
Las herramientas GenAI como ChatGPT pueden ayudar a escribir personas y criterios de aceptación. Algunos gerentes de proyectos ya incorporan indicaciones de ChatGPT en hojas de cálculo de Excel para obtener criterios de aceptación, que luego están listos para importarse a una plataforma ágil de gestión de proyectos como JIRA. ChatGPT también puede ayudar a implementar elementos como estándares de la industria, documentación regulatoria y manuales de capacitación y políticas, todo lo cual no necesita comenzar desde cero.
Los gerentes de proyecto aún necesitarán modificar lo que surge de una herramienta de inteligencia artificial, pero tener una base desde la cual comenzar ahorrará toneladas de tiempo. Para empezar a utilizar la IA ahora, los directores de proyectos deberían informarse sobre las capacidades actuales y potenciales de la IA, sugiere Taylor. "Aprenda, lea, explore, participe en debates, haga todo lo que pueda para descubrir las realidades y el potencial de la IA en el mundo de su proyecto y más allá", señala. “Se trata de tener una mente abierta y considerar de manera proactiva cómo y dónde la IA puede ayudar a la gestión de proyectos. Y si su organización aún no habla de IA, haga lobby para iniciar la conversación”.
Nueva tecnología, vieja historia
Cada vez que aparece una nueva tecnología, existen temores generalizados sobre cómo afectará a los empleos. Cuando Agile entró en escena, por ejemplo, algunas personas predijeron la muerte de la gestión de proyectos. Sin embargo, lo que acabó sucediendo fue que la gestión de proyectos se volvió más ágil.
Al descubrir cómo utilizar la IA para la gestión de proyectos, tenga en cuenta que no se trata de la herramienta en sí, sino de sus procesos. Las herramientas simplemente automatizan los procesos incorrectos más rápido. ¿Cómo puede la IA aportar visibilidad a lo que impulsa su negocio? ¿Cómo puede ayudarle a predecir el futuro y dirigir mejor los proyectos hacia el éxito? ¿Dónde pasan los directores de proyectos mucho tiempo de poco valor? En otras palabras, en lugar de concentrarse demasiado en invertir en la herramienta más sofisticada (que seguirá evolucionando), concéntrese en cómo pueden mejorar sus procesos.
No es necesario que los directores de proyectos teman a la IA. Porque, independientemente de los conocimientos que proporcione la IA, los directores de proyectos seguirán necesitando digerir y comprender la información y luego vender el futuro basándose en los datos. La IA será una herramienta poderosa y esencial para el éxito de la gestión de proyectos y programas.
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